Afsprakennota

Algemene afspraken

Boeking reservatie en betaling

Art. 1	Uw reservatie is pas definitief van zodra het Havencentrum u een bevestiging van uw reservatie heeft verzonden.
Art. 2	Het aantal geboekte deelnemers, gidsen en maaltijden wordt aangerekend. Uitzondering: Indien op de dag van de excursie zelf wordt vastgesteld dat er meer deelnemers aanwezig zijn dan bij de reservatie werd doorgegeven, wordt dit hogere deelnemersaantal verrekend op de factuur. Let wel: het Havencentrum behoudt het recht om in voorkomend geval extra deelnemers te weigeren indien de maximumcapaciteit voor de excursie zou worden overschreden.
Art. 3	Uw havenbezoek annuleren, uitstellen of het deelnemersaantal wijzigen is mogelijk volgens volgende voorwaarden: Eéndagsexcursies of workshops Tot 15 werkdagen voor het geplande bezoek: U kan zonder bijkomende kosten annuleren of het deelnemersaantal wijzigen in de boeking die u maakte. 5 tot 14 werkdagen voor het geplande bezoek: Bij annulatie zal 50% van de totaalprijs gefactureerd worden. Bij verminderen van het deelnemersaantal met meer dan 15% zal voor deze deelnemers 50% van de prijs aangerekend worden. Minder dan 5 werkdagen voor het geplande bezoek: Bij annulatie zal 100% van de totaalprijs gefactureerd worden. Indien door onvoorziene omstandigheden enkele leerlingen de geplande uitstap niet kunnen bijwonen, kan u zonder bijkomende kosten het deelnemersaantal verminderen met maximaal 15%. Indien meer dan 15% van de groep niet aanwezig kan zijn, zal er alsnog voor 85% van het oorspronkelijke aantal leerlingen worden gefactureerd. Meerdaagse Havenlandklassen Tot 2 maanden voor het geplande bezoek: U kan zonder bijkomende kosten het deelnemersaantal wijzigen. Bij annulatie wordt een werkingskost van 20% van de totaalprijs in rekening gebracht. Minder dan 2 maanden voor het geplande bezoek: Bij annulatie zal 100% van de prijs aangerekend worden. Leerlingen die afwezig zijn door ziekte, kunnen hun voorschot niet terugkrijgen maar zullen de overige 80% niet gefactureerd krijgen.
Art. 4	Het toevoegen van extra deelnemers is voor alle excursies of workshops steeds onder voorbehoud van de beschikbare capaciteit.
Art. 5	Voor scholen zijn begeleidende leerkrachten gratis à ratio van 1 leerkracht per 10 leerlingen. Indien meer leerkrachten wensen deel te nemen, wordt voor hen hetzelfde excursietarief als voor de leerlingen aangerekend. Wij rekenen erop dat u steeds voldoende begeleiding voorziet, in overeenstemming met artikel 15.
Art. 6	Annulatie, uitstel of wijziging van het deelnemersaantal door het Havencentrum Het Havencentrum behoudt ten allen tijden het recht om op eigen initiatief excursies volledig of gedeeltelijk kosteloos uit te stellen, te wijzigen (inhoudelijk en op vlak van de mogelijke capaciteit) of te annuleren door onvoorziene omstandigheden, zoals overmacht (), problemen bij een partnerorganisatie (bv. een bedrijf waarbij u op bedrijfsbezoek zou gaan), technische of beschikbaarheidsproblemen met het schip (rondvaart), onoverkomelijke mobiliteitsproblemen of plotse arbeidsongeschiktheid van onze gids(en). Daarbij kan het Havencentrum niet aansprakelijk worden gehouden voor gemaakte kosten voor deze excursie, zoals compensatie voor het busvervoer. () Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil en controle die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder worden onder meer verstaan: onaangekondigde stakingen, brand, epidemie of pandemie, bedrijfsstoringen, energiestoringen, storingen in een (telecommunicatie)netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen en/of het op enig moment niet beschikbaar zijn van de website, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden...
Art. 7	De betaling van uw havenuitstap loopt als volgt: Eéndagsexcursies of workshops Na de excursie wordt de factuur opgestuurd via e-mail. Het gefactureerde bedrag is berekend op basis van de afspraken in artikel 2, 3, 4, 5 en 6 van dit document. De betaling voor eendaagse programma’s gebeurt maximaal 30 dagen na het plaatsvinden van de excursie via overschrijving. Meerdaagse Havenlandklassen U reserveert uw meerdaagse Havenlandklassen zelf online. Na reservatie ontvangt u van ons een bevestigingsmail waarin u ook de link terugvindt naar een formulier waar u de gewenste activiteiten kan opgeven. Hou hiervoor zeker u reservatienummer bij de hand. Wij bezorgen u na bevestiging het voorschot factuur (20% van totaalprijs) welke u binnen de 14 dagen dient te betalen. Pas nadat wij deze betaling hebben ontvangen en u ons een betalingsbewijs hebt doorgestuurd, is uw bezoek gegarandeerd. Vanaf dan wordt het programma verder gespecifieerd. De betaling van de overige 80% en eventuele meerkosten gebeurt via overschrijving, maximaal 30 dagen na de excursie. Het gefactureerde bedrag is berekend op basis van de afspraken in artikel 2, 3, 4, 5 en 6 van dit document.
Art. 8	Voor aanvang van uw excursie hebben wij een namenlijst nodig van alle deelnemers. Deze namenlijst dient u uiterlijk 15 werkdagen voor het bezoek per mail aan ons door te sturen. Gelieve de volledige lijst in één document aan te leveren. Voor fysieke havenbezoeken is het verplicht om ook een afgedrukt exemplaar van de namenlijst in tweevoud mee te brengen naar de excursie. Deze namenlijst bevat: naam en voornaam van elke bezoeker, inclusief de begeleiders. voor sommige bedrijfsbezoeken is het identiteitskaartnummer of de geboortedatum van elke deelnemer vereist, op vraag van het bedrijf in kwestie. Indien nodig zal u hierover voorafgaand per e-mail op de hoogte worden gebracht. Deze namenlijst wordt voor de volgende doeleinden gebruikt: bij de havenrondvaart is het wettelijk verplicht om een passagierslijst in bezit te hebben bij een controle door de scheepvaartpolitie. voor het bezoek aan een aantal terminals of bedrijven is het een contractuele verplichting voor het Havencentrum om een namenlijst te kunnen voorleggen. in geval van calamiteiten of ongevallen tijdens de excursies en bezoeken. Het opvragen en verwerken van de persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy. De namenlijst wordt voor geen enkel ander doel (her)gebruikt. Ten laatste ieder jaar vernietigen wij alle namenlijsten die wij in ons bezit hebben. Alle informatie over hoe wij met persoonsgegevens omspringen, vindt u in onze privacyverklaring.
Art. 9	Overmachtsituaties Annuleren van een gereserveerde excursie door overmacht: Na de termijn in artikel 3 kosteloos annuleren, uit te stellen of het deelnemersaantal te wijzigen is enkel mogelijk wanneer u bewijs kan leveren dat de wijziging een gevolg is van overmacht (). () Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil en controle die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder worden onder meer verstaan: aangekondigde stakingen, brand, epidemie of pandemie, bedrijfsstoringen, energiestoringen, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden... Hiermee volgt het Havencentrum als autonoom provinciebedrijf de richtlijnen van de Provincie Antwerpen.

Gedrag en veiligheid

Art. 10	Het Havencentrum en zijn medewerkers zijn niet verantwoordelijk voor ongevallen die tijdens de excursies, workshops of meerdaagse programma’s zouden voorvallen.
Art. 11	Er worden geen producten of voorwerpen ongevraagd uit de haven meegenomen.
Art. 12	Deelnemers en begeleiders mogen niet onder invloed zijn van alcohol of drugs.
Art. 13	Bezoekers zijn aansprakelijk voor elke schade die ze aan personen, materieel, beplanting of infrastructuur veroorzaken tijdens hun excursie.
Art. 14	De school erkent hierbij uitdrukkelijk dat haar leerkrachten en leerlingen voor de educatieve rondvaarten, excursies en workshops voldoende verzekerd zijn binnen de polis van de school. Indien het Havencentrum hierom verzoekt, dient de school hiervan voorafgaand een bewijs aan te leveren onder de vorm van een attest of kopie van de polis.
Art. 15	Begeleiding De havengids of begeleider van het Havencentrum staat in voor de didactische begeleiding en geeft de nodige veiligheidsinstructies. De leerkrachten/begeleiders zijn verantwoordelijk voor het opvolgen van de veiligheidsinstructies en staan in voor de luisterbereidheid van hun groep. Wij verwachten dat u voldoende leerkrachten/begeleiders voorziet voor het goede verloop van de excursie, met als absolute minimum 1 begeleider per 20 deelnemers. Voor elke excursie vindt u op deze website meer praktische info en een specifieke aanbeveling voor het aantal begeleiders. Daarenboven staat u zelf in om op basis van de groepsgrootte (die kan verschillen van excursie tot excursie) en het profiel, het doorsneegedrag en de historiek van uw groep op voorhand een verdere realistische inschatting te maken van het exacte nodige aantal begeleiders. Dat aantal begeleiders moet u voorzien tijdens de volledige excursie. In geval van twijfel kunt u ons advies vragen via reservatie@havencentrum.be. De leerkrachten/begeleiders dienen zich te mengen in de groep om de nodige discipline te verzekeren. Bij sommige activiteiten of workshops verwachten wij bovendien voorkennis of een actieve, begeleidende rol van de leerkrachten/begeleiders. Gevolgen van het niet naleven van maatregelen: Als een of meerdere afspraken tijdens de excursie niet worden nageleefd door een van uw deelnemers en de veiligheid niet kan worden gewaarborgd, behoudt het Havencentrum het recht om de excursie vroegtijdig af te breken, zonder hiervoor enige geldelijke compensatie te voorzien. De excursie wordt dus wel gefactureerd.
Art. 16	Het Havencentrum behoudt ten allen tijden het recht om deelnemers te weren indien hun veiligheid niet gegarandeerd kan worden. Zo kunnen bijvoorbeeld personen in een rolstoel of met een beperkte mobiliteit geweerd worden voor een havenrondvaart aangezien het schip hier niet op voorzien is.
Art. 17	Alle deelnemers vanaf 12 jaar moeten hun identiteitskaart of paspoort bij zich hebben.
Art. 18	Gelieve voor uw eigen veiligheid stevig schoeisel te dragen op de kaaien en tijdens de rondvaart. Indien u de haven bezoekt, zijn op verschillende locaties alle aanwezigen verplicht een veiligheidshelm- en hesje te dragen. Die worden door het Havencentrum ter beschikking gesteld. Elke uitstap heeft specifieke voorschriften, kijk die zeker na op de webpagina van uw excursie en in deze afsprakennota. Indien deelnemers hieraan niet voldoen, kan dit gevolgen hebben op hun deelname.
Art. 19	Het is ten strengste verboden om tijdens bedrijfsbezoeken foto- of videomateriaal vast te leggen, te roken, te eten en te drinken. Op sommige locaties in de haven, waar de gids dit aangeeft, is dit ook niet toegestaan.

Afspraken voor havenrondrit met de bus

Art. 20

Bij fysieke haventours, bijvoorbeeld voor hogescholen en andere opleidingen, dient u zelf te zorgen voor een bus. Deze bus/minibus moet voorzien zijn van een werkende microfoon voor de gids(en). Voor Havenlandklassen gelden er andere afspraken (zie verder).

Gelieve geen dubbeldekbussen in te zetten. Deze kunnen omwille van moeilijke doorgang problemen veroorzaken tijdens uw rondrit. Bij beperking van toegang of annulatie kunnen wij niet aansprakelijk gesteld worden.

Art. 21

Elke bezoeker heeft een volwaardige zitplaats nodig.

Art. 22

De groep zorgt voor voldoende zitplaats(en) voor de gids(en) in functie van het aantal deelnemers.

Specifieke afspraken voor de uitstap

Afspraken voor havenrondvaarten
Afspraken voor de Havenstudio
Afspraken voor de Havenlandklassen
Afspraken voor de Port Xpert programma's
Afspraken voor de virtuele haventour

Afspraken voor havenrondvaarten

Art. 23	Noodzakelijke minimumbezetting We varen enkel uit indien het aantal betalende bezoekers 50% uitmaakt van de capaciteit van het schip. Wanneer zou blijken dat die minimumbezetting niet kan worden bereikt, kan het Havencentrum ten laatste 15 werkdagen voorafgaand aan de geplande afvaart de excursie kosteloos verplaatsen of annuleren.
Art. 24	Scholen dienen op het aangegeven tijdstip in te schepen. Groepen die de rondvaart missen doordat ze te laat ter plekke zijn, zullen 100% gefactureerd worden.
Art. 25	Personen die gebruikmaken van een rolstoel of die slecht te been zijn, kunnen niet deelnemen aan de rondvaart: zie artikel 16 of de excursiepagina over de rondvaart.
Art. 26	Rondvaren in de haven is elke dag anders. Net zoals er files op de weg zijn, zijn er ook veel onvoorspelbare factoren op het water. Hierdoor kan de rondvaart soms wat langer duren of wat korter zijn. Het Havencentrum kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden.
Art. 27	Indien u gebruik wenst te maken van een havenvignet, geeft u dit aan in het reservatieformulier en moet u het vignet vóór de excursie per e-mail verzenden naar reservatie@havencentrum.be. De voorwaarden die u bij het havenvignet van Klas op Stap ontvangt zijn bindend. Kosten die niet door het havenvignet gedekt worden (bijvoorbeeld bij laattijdige wijziging van het deelnemersaantal, niet (tijdig) opdagen of annulatie) zullen aan de school gefactureerd worden.

Afspraken voor de Havenlandklassen

Art. 28	De leerkrachten staan zelf in voor het nauwkeurig opvolgen van het programma en de verplaatsingen.
Art. 29	De leerkrachten zijn zelf verantwoordelijk voor een grondige voorbereiding van de activiteiten die zij zelf moeten begeleiden. De specifieke afspraken per activiteit staan in de infofiches van het draaiboek. Leerkrachten worden verwacht deze door te nemen en na te leven.
Art. 30	Alle activiteiten zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid.
Art. 31	Het vervoer tijdens deze dagen is inbegrepen in de prijs. Busvervoer van en naar de school is enkel inbegrepen voor de scholen uit ons kerngebied.

Afspraken voor de Havenstudio

Art. 32	De deelnemers en minstens één van de begeleiders hebben reeds ervaring met een visuele programmeertaal (zoals bv Scratch).
Art. 33	De begeleidende leerkracht heeft een actieve rol tijdens de workshop. Hij/zij ondersteunt de LEGO®-coach door de leerlingen mee te begeleiden bij het programmeren van de robots.

Afspraken voor de Port Xpert programma's

Art. 34	Voor alle Port Xpert programma's zit er een Cardgo-voorbereidingspakket inbegrepen in de prijs. U hoeft Cardgo niet afzonderlijk te bestellen: uw reservatie volstaat. Per acht ingeschreven leerlingen ontvangt u één speldoos, met een maximum van vier dozen per boeking, en een infokaartje met de logingegevens voor het online leerkrachtenplatform.
Art. 35	Levertermijn van Cardgo We sturen u uw Cardgo-pakket ten laatste zes weken voorafgaand aan de geboekte excursie op. Zo heeft u ruim voldoende tijd om de voorbereidende activiteiten uit te voeren in de klas alvorens je op havenpad trekt. Heeft u uw excursie minder dan twee maanden op voorhand vastgelegd? Neem dan contact op met ons onthaalteam op reservatie@havencentrum.be. In dat geval vervalt de ‘regel van zes weken’ en maken we nieuwe afspraken omtrent de levertermijn. Die afspraken die u met het onthaalteam maakt, vervangen de eerstgenoemde.
Art. 36	Annulatie De excursie op eigen initiatief annuleren kan volgens de voorwaarden opgenomen in artikel 3 (zie hierboven), maar als op dat moment het Cardgo-lespakket al opgestuurd werd, zal dit alsnog in rekening worden gebracht tegen een kostprijs van € 30,00. Indien de excursie niet kan plaatsvinden in geval van overmacht (), wordt het Cardgo-pakket niet aangerekend op voorwaarde dat de excursie wordt uitgesteld naar een latere datum. () Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil en controle die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert. Hieronder worden onder meer verstaan: onaangekondigde stakingen, brand, epidemie of pandemie, bedrijfsstoringen, energiestoringen, niet of niet-tijdige levering van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden...
Art. 37	Voor de Port Xpert programma's dient u zelf een bus te voorzien voor vervoer van en naar de verschillende activiteiten. Elke bezoeker heeft een volwaardige zitplaats nodig.

Afspraken voor de virtuele haventour

Art. 38

Op de virtuele haventours zijn enkel de artikels van toepassing die geen betrekking hebben op een fysieke aanwezigheid in de haven. De volgende artikels gelden wel:

Artikels 1, 3, 4 (wat betreft annulatie en uitstel), 5, 7, 9, 14, 15

Bijgevolg gelden onderstaande artikels niet:

Artikels 2, 6, 8, 10-13, 16-36

Art. 39

Wijziging in het deelnemersaantal:

Voor deze workshop wordt steeds dezelfde standaardprijs aangerekend, onafhankelijk van het concrete aantal deelnemers, op voorwaarde dat die de maximumcapaciteit niet overschrijdt:

Zolang het totaal aantal deelnemers, inclusief de gids en de technisch ondersteunend medewerker van het Havencentrum, beperkt blijft tot 100 deelnemers of minder, hoeft u wijzigingen in het deelnemersaantal dus niet te communiceren naar het Havencentrum.
Indien er wel meer dan 100 personen aanwezig zullen zijn tijdens de videocall, moet u dit wel melden, omdat dat aantal de technische capaciteiten overstijgt. In dat geval denken onze medewerkers graag mee over een geschikte oplossing. Het Havencentrum behoudt het recht om in voorkomend geval extra deelnemers te weigeren indien de maximumcapaciteit voor de excursie zou worden overschreden.

Dit document werd aangepast op 1 februari 2024.

Heb je vragen over hoe wij met je gegevens en privacy omspringen? Lees ook onze privacy disclaimer.