Ben jij onze nieuwe administratief financieel medewerker?

publish date
15.05.2019

Verwelkom jij mee duizenden jongeren in de haven? Ga je correct en nauwgezet om met cijfers? Kom je graag terecht in een klein, gedreven team? Drie keer check! Lees dan zeker verder want wie weet ben jij onze toekomstige administratief financieel medewerker.

Wat zal je doen?

Als administratief financieel medewerker neem je, samen met 2 collega’s, een brede waaier van taken op in planning, reservatie, onthaal en bepaalde interne procesopvolging. Jij bent daarbij ook verantwoordelijk voor de financiële opvolging en administratieve ondersteuning en voorbereiding van de boekhouding.

  • je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten face-to-face, telefonisch, via mail en dit zowel in het Nederlands, Frans en Engels
  • je begeleidt de klant bij het kiezen van de excursie die het beste aansluit bij de noden; samen met het educatief team stel je op maat programma’s samen in functie van de doelgroep 
  • je ziet er op toe dat alle materiaal aanwezig is om de excursie te laten slagen en de haven ‘in 't echt’ te laten beleven
  • je werkt nauw samen met je collega’s om onze bezoekers een onvergetelijke dag in de haven te garanderen
  • je koppelt de juiste gidsen aan de juiste excursies en bent tevens hun aanspreekpunt
  • je meldt bezoekers correct aan bij de geselecteerde terminals, je bezorgt de bezoekpunten de juiste informatie over de groepen, je ziet er op toe dat de gidsen en ons publiek veilig en volgens de instructies van de bedrijven de juiste excursiepunten bezoeken
  • je neemt ook ondersteunende taken op i.v.m. interne procesopvolging m.b.t. onderhoud gebouw, ISO, …

Daarnaast zorg je voor de financieel-administratieve ondersteuning en voorbereiding van de boekhouding. Dit houdt o.m. volgende taken in:

  • je registreert en verwerkt facturen (inkomende en uitgaande) zodat de nodige betalingen binnen de wettelijke termijnen gewaarborgd worden
  • je interpreteert, verifieert en voert gegevens in het ICT-systeem in
  • je controleert de verwachte inkomsten en uitgaven en volgt de betalingstermijnen op (opmaken maandelijkse rappels)
  • je maakt onkostennota’s op en zorgt voor een correcte verwerking van de prestatiestaten van onze havengidsen
  • je houdt ons boekhoudsysteem up to date en zorgt voor een correcte koppeling van klantnummers, facturen, …
  • je maakt betalingen: je stuurt bankbestanden door en downloadt rekeninguittreksels
  • je helpt de boekhouder bij het opzoeken van informatie bij het opstellen van verslagen
  • je helpt bij het verzamelen van alle noodzakelijke gegevens om een correcte begroting op te stellen

Wie ben jij?

Als administratief financieel medewerker beschik je over onderstaande gedragscompetenties:

  • plannen en organiseren: je plant eigen taken en opdrachten en geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald kan worden
  • klantgerichtheid: je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten en blijft vriendelijk en hulpvaardig, ook bij het behandelen van klachten
  • flexibel gedrag: je past je aanpak en/of gedrag aan indien de concrete situatie dit vereist en je verandert agenda en operationele planning in functie van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften
  • initiatief: je neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) en kan problemen die zich voordoen zelf afwerken
  • samenwerken: je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit en moedigt anderen aan om gezamenlijke oplossingen te vinden
  • omgaan met stressfactoren: je blijft kalm en rustig bij tijdelijk verhoogde druk en reageert kalm bij wijzigingen in de planning, prioriteiten, gegevens, …
  • mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen en hanteert een gepast taalgebruik in functie van de situatie/het publiek
  • nauwgezetheid: je levert met oog voor detail correct werk af en blijft aandachtig bij routineuze taken

Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:

  • ICT-vaardigheden: je bent vlot met Office, sociale media en je kan je snel inwerken in diverse internettoepassingen
  • je kan jezelf vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en Frans. Kennis van het Duits is een pluspunt
  • je hebt een affiniteit met de haven en zijn bezoekers

Bijkomende aandachtspunten:

  • je bent flexibel en werkt occasioneel wel eens in het weekend
  • bij voorkeur beschik je over een wagen om het Havencentrum te bereiken (het Havencentrum is niet bereikbaar met het openbaar vervoer)

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Je bent in het bezit van minimum een diploma secundair onderwijs.
Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn bij de uiterste inschrijvingsdatum.

Over ons

Het Havencentrum brengt jongeren naar de onbekende en overweldigende wereld van de haven van Antwerpen. Wij nemen hen mee naar plaatsen en bedrijven waar je nooit komt en brengen hen in contact met mensen die in de haven werken. We inspireren hen met verhalen en uitdagingen op maat en laten zien welke toekomstmogelijkheden er in onze wereldhaven zijn. Door jongeren een beleving te geven van de haven in ’t echt, bouwen wij een brug tussen studiekeuze & werkgelegenheid.

Praktisch

  • Solliciteren kan tot en met 26 mei 2019 via onderstaande link (cv en motivatiebrief uploaden in één document).
  • Vergoeding op C1 niveau.
  • Voltijdse functie.
  • Arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
  • Tewerkstelling in haven van Antwerpen.
  • Bekijk onze extralegale voordelen en simuleer je salaris met onze loonsimulator. 
  • Bijkomende informatie over de selectieprocedure en verloning vind je in de bijlage.
  • De selectie zal plaatsvinden op 11 juni 2019 in het Havencentrum, Haven 621, Scheldelaan 444 te 2040 Antwerpen. Een routebeschrijving vind je hier.

Volgende van de detaillijst